Les biens industriels produits par les entreprises ne seraient rien sans documentation. Les véhicules, avions ou matériels militaires constitués de solides ferrailles n'existeraient pas sans le léger papier.
Il s'agit d'une image bien sûr, car les processus documentaires sont en grande majorité dématérialisés.
Toutefois, cette image a sa part de réalité, car dès qu'il s'agit de relire, valider et surtout travailler avec une documentation, le papier fait encore de la résistance.
La création de la documentation d'un système complexe ne s'envisage pas sans une solution de gestion documentaire performante, permettant à une équipe nombreuse et souvent dispersée d'élaborer de volumineux manuels d'utilisation et de maintenance.
Respecter des normes sur la structuration logique de la documentation, sur ses formats de stockage ainsi que sur les formes de ses publications serait impossible sans recourir à l'utilisation d'un logiciel de GED à chaque étape de la constitution du corpus documentaire. Ainsi, la création, la gestion en bases de données et la réalisation des publications sous plusieurs media, feront chacune appel à une couche logicielle spécialisée.
Si les artisans peuvent transmettre leurs savoir-faire de bouche à oreille, les industriels doivent recourir à des systèmes d'information complexes pour assurer la qualité de conception et la pérennité de leurs productions.
Derrière chaque produit, il y a des hommes qui ont travaillé ensemble pour le faire naître et qui devront collaborer pour qu'il puisse assurer le service pour lequel il a été conçu pendant de longues années. Certains engins, tels les matériels ferroviaires, ont une durée de vie pouvant dépasser cinquante ans, et survivront dans la plupart des cas à leurs concepteurs.
Permettre à ces hommes de communiquer, en s'affranchissant des distances géographiques et temporelles, est bien la moindre des choses. Les logiciels de la gestion documentaire sont ainsi des outils informatiques dédiés à l'échange d'informations entre des acteurs devant collaborer sans parfois même se connaître.